herb BIP - Urząd Gminy w Starym Czarnowie

www.stareczarnowo.pl

Zarządzenie Nr I/33/03 Wójta Gminy Stare Czarnowo z dnia 27 października 2003 roku w sprawie: ustalenia instrukcji archiwalnej w celu zapewnienia prawidłowej organizacji i zakresu działania archiwum z

Zarządzenie Nr I/33/03

Zarządzenie Nr I/33/03 Wójta Gminy Stare Czarnowo z dnia 27 października 2003 roku

w sprawie: ustalenia instrukcji archiwalnej w celu zapewnienia prawidłowej organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentami w Urzędzie Gminy Stare Czarnowo.


Na podstawie art.33 ust 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym /Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591, art. 6 ust. l ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach / Dz.U. Nr 38 poz. 173 / zarządzam co następuje:

§ 1. Ustalam instrukcję regulującą organizację i zakres działania archiwum zakładowego, oraz zasady i tryb postępowania z dokumentami w Urzędzie Gminy Stare Czarnowo zwany w treści "Instrukcją" stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Nadzór nad prawidłową realizacją postanowień zawartych w instrukcji powierza się Z-cy Wójta Gminy Stare Czarnowo.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie w dniu podjęcia po uprzednim zaakceptowaniu przez Archiwum Państwowe w Szczecinie.

 

     W uzgodnieniu:
Z upoważnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
       DYREKTOR
prof. nadzw. dr hab. K Kozłowski
ARCHIWUM PAŃSTWOWE
ul. Św. Wojciecha Nr 13
70-410 Szczecin
identyfikator 000001181

Wójt Gminy Stare Czarnowo

mgr Marek Woś

 

 

INSTRUKCJA W SPRAWIE
ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA
ARCHIWUM URZĘDU GMINY
STARE CZARNOWO

 

Spis treści

  1. Przedmiot instrukcji
  2. Określenia użyte w instrukcji
  3. Podział dokumentacji
    3.1  Materiały archiwalne
    3.2. Dokumentacja niearchiwalna
    3.3. Oznaczanie kategorii dokumentacji
  4. Organizacja archiwum
  5. Lokal archiwum i jego wyposażenie
    5.1. Pomieszczenia archiwum
    5.2. Wyposażenie i zabezpieczenie archiwum
  6. Zakres działania archiwum
  7. Personel archiwum
    7.1. Odpowiedzialność
    7.2. Przygotowanie zawodowe
    7.3. Obowiązki
  8. Przejmowanie dokumentacji przez archiwum
    8.1. Okres przechowywania dokumentacji  w komórkach organizacyjnych
    8.2. Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych
  9. Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum
    9.1. Przechowywanie akt
           9.1.1. Miejsce przechowywania
           9.1.2. Układ akt
           9.1.3. Nadawanie sygnatury
    9.2. Środki ewidencyjne
  10. Udostępnianie i korzystanie z akt w archiwum
    10.1. Udostępnianie akt
           10.1.1. Udostępnianie akt dla celów służbowych
           10.1.2. Udostępnianie akt dla celów naukowo-badawczych
           10.1.3. Miejsce udostępniania i korzystania z akt
           10.1.4. Odpowiedzialność za udostępnione akta
           10.1.5. Odbiór udostępnionych akt
    10.2. Wypożyczanie akt poza lokal archiwum
    10.3. Postępowanie w razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt
  11. Wydzielanie dokumentacji
    11.1. Powoływanie i skład komisji wydzielającej dokumentację
            11.1.1. Zadania komisji
            11.1.2. Zmiana kwalifikacji akt przez komisje
  12. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
    12.1. Sposób przekazywania
  13. Przekazywanie dokumentacji nie archiwalnej na makulaturę
    13.1. Wydzielanie i przechowywanie akt
    przeznaczonych na makulaturę
    13.2. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
    13.3. Dokonywanie adnotacji o wybrakowaniu akt
  14. Nadzór nad archiwum
    14.1. Prawo do kontroli archiwum
    14.2. Kontrola wewnętrzna
    14.3. Protokół z kontroli
  15. Postępowanie w przypadku utraty akt
  16. Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym archiwum 
  17. Załączniki

 

1. Przedmiot instrukcji
Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum Urzędu Gminy Stare Czarnowo oraz zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną powstającą w związku z działalnością urzędu

2. Określenia użyte w instrukcji.
Przez użyte w niniejszej instrukcji określenia rozumie się:

  1. jednostka organizacyjna - Urząd Gminy Stare Czarnowo,
  2. komórka organizacyjna-samodzielne stanowiska pracy, referat księgowości,
  3. akta - wszelkiego rodzaju dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, księgowa, statystyczna i inna dokumentacja utrwalona sposobem mechanicznym.

3. Podział dokumentacji
Dokumentacja powstająca w toku działalności Urzędu Gminy, z uwagi na wartość historyczną, naukową i praktyczną, dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację -niearchiwalną,

3.1. Materiały archiwalne
Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Materiały archiwalne stanowią część składową narodowego zasobu archiwalnego, są przechowywane wieczyście i nie mogą być niszczone.

3.2. Dokumentacja niearchiwalną
Dokumentację niearchiwalną określa się dokumentację inną niż wymieniona w podpunkcie 3.1. nie stanowiącą materiałów archiwalnych.

3.3. Oznaczanie kategorii dokumentacji;
Stosuje się następujące oznaczenia kategorii dokumentacji:

  1. symbolem „A" oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne,
  2. symbolem „B" oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
    1. symbolem „B" z dodaniem cytr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od l stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb Urzędu Gminy oraz dla celów kontrolnych,
    2. symbolem „Bc" oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;
    3. symbolem „BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.
  3. W szczególnie uzasadnionych wypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ppkt, 2), lit. a), uznając za materiały archiwalne.

4. Organizacja archiwum
Urząd posiada jedno archiwum zakładowe, którego usytuowanie w strukturze organizacyjnej określa regulamin organizacyjny Urzędu Gminy.

5. Lokal archiwum i jego wyposażenie

5.1. Pomieszczenia archiwum
Archiwum zakładowego posiada:

  1. pomieszczenie biurowe służące do pracy biurowej pracownika archiwum zakładowego i do udostępniania materiałów archiwalnych,
  2. magazyn, służący do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
  3. pomieszczenie służące do składowania dokumentacji wydzielonej na makulaturę, 

5.2. Wyposażenie zabezpieczenie archiwum
Lokal archiwum zakładowego odpowiada następującym wymogom:

  1. pomieszczenie mieści się na strychu,
  2. lokal powinien być suchy, zabezpieczony przed czynnikami szkodliwymi wpływającymi na stan akt,
  3. instalacja elektryczna posiada przewody zabezpieczone, a żarówki są w kloszach. Punkty oświetleniowe są nad regałami,
  4. lokal jest zaopatrzony w odpowiednią ilość sprzętu przeciwpożarowego,
  5. pomieszczenie magazynowe winno być zaopatrzone w termometr i higrometr dla stałego badania temperatury i wilgotności powietrza .Temperatura w magazynie powinna mieścić się w granicach od 16 do 18 °C natomiast wilgotność w granicach 55-60%,
  6. nie wolno palić tytoniu ani używać grzejników elektrycznych.
  7. archiwum jest wyposażone w odpowiednią liczbę regałów drewnianych lub metalowych (stacjonarne lub kompaktowe). Regały są ponumerowane cyframi rzymskimi, a poszczególne półki cyframi arabskimi,
  8. w archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.

6. Zakres działania archiwum
Archiwum zakładowe gromadzi materiały archiwalne (kat. „A") i dokumentację niearchiwalną (kat. „B") wymienione w rozdz. 3.
Po zakresu działania archiwum zakładowego należy:

  1. współpraca z referatem księgowości i stanowiskami pracy w zakresie opieki nad dokumentacją i odpowiedniego jej przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,
  2. przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy i referatu księgowości,
  3. przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej ewidencji,
  4. udostępnienie akt osobom upoważnionym
  5. inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę.

7. Personel archiwum

7.1. Odpowiedzialność
Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony przez Wójta.

7.2. Przygotowanie zawodowe
Pracownik prowadzący archiwum zakładowe powinien posiadać średnie wykształcenie oraz przeszkolenie w zakresie czynności archiwalnych, odpowiednio udokumentowane.

7.3. Obowiązki
Do podstawowych obowiązków pracownika odpowiedzialnego za archiwum zakładowe należy:

  1. prowadzenie prac wymienionych w rozdziale 6,
  2. znajomość struktury organizacyjnej urzędu oraz instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.
  3. sporządzanie rocznego sprawozdania z działalności archiwum zakładowego obejmującego:
    - ilość dokumentacji przejętej do archiwum zakładowego (metry bieżące),
    - ilość dokumentacji przekazanej do archiwum państwowego (metry bieżące),
    - ilość dokumentacji wybrakowanej (m.b.)»
    - ilość dokumentacji udostępnionej, wypożyczonej w jednostkach archiwalnych(szt)
    Sprawozdanie należy przekazać bezpośredniemu przełożonemu, a jeden egzemplarz wraz z kompletem spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych (kategoria A) przejętych w roku sprawozdawczym przekazuje się do wiadomości właściwemu Archiwum Państwowemu.

8. Przejmowanie dokumentacji przez archiwum

8.1. Okres przechowywania dokumentacji.
Okres przechowywania dokumentacji na samodzielnych stanowiskach pracy oraz sposób przekazywania jej do archiwum zakładowego określają postanowienia instrukcji kancelaryjnej. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do bieżących prac, osoba upoważniona może korzystać na prawach wypożyczenia z archiwum zakładowego.

8.2. Przejmowanie akt z  poszczególnych stanowisk pracy.
Archiwum zakładowe przejmuje akta z poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy i referatu księgowości.:

  1. kompletnymi  rocznikami i tylko w stanie uporządkowanym.
  2. w pierwszym kwartale każdego roku na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonych w trzech egzemplarzach przez osobę zdającą, z czego dwa pozostają w archiwum zakładowym, a trzeci egzemplarz otrzymuje osoba zdające akta. Spisy zdawczo odbiorcze sporządza się oddzielnie dla akt kategorii „A" (4 egz.) i kategorii „3"(3 egz.). Szczegółowy terminarz przekazywania akt przez poszczególne stanowiska pracy i referat księgowości opracowuje osoba prowadząca archiwum zakładowe w uzgodnieniu z samodzielnymi stanowiskami pracy i referatem księgowości.

9. Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum 

9.1.Przechowywanie akt

9.1.1.Miejsce przechowywania
Do przechowywania akt służą regały oznaczone cyframi rzymskimi z półkami oznaczonymi cyframi arabskimi.

9.1.2.Układ akt
W archiwum zakładowym materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną układa się według kolejnych numerów spisów zdawczo-odbiorczych.

9.1.3. Nadawanie sygnatury
Archiwum zakładowe rejestruje swoje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i nadaje im kolejne numery z niego wynikające. Przyjęte teczki akt oznacza swoją sygnatura, tj. numerem spisu zdawczo-odbiorczego łamanym przez numer pozycji danego spisu.

9.2. Środki ewidencyjne
Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:

  1. spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych przez poszczególne stanowiska pracy i referat księgowości. Pierwszy egzemplarz spisu układa się według kolejności numerów wynikających z wykazu spisów zdawczo - odbiorczych, a drugi egzemplarz w oddzielnej teczce dla poszczególnych stanowisk pracy i referatu księgowości,
  2. wykaz spisów zdawczo-odbiorczych służący do ewidencjonowania kolejnych spisów zdawczo-odbiorczych,
  3. karty udostępniania akt,
  4. protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu akt,
  5. spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego,
  6. protokoły oceny dokumentacji  niearchiwalnej łącznie ze spisami dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę.

10. Udostępnianie i korzystanie z akt w archiwum

10.1. Udostępnianie akt
Udostępnienie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej następuje dla celów służbowych tj. dla potrzeb jednostki organizacyjnej, na żądanie organów kontrolnych oraz dla celów naukowo-badawczych. Udostępniane są całe teczki akt, a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek.

10.1.1.Udostępnianie akt dla celów służbowych
Udostępnianie akt dla celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępniania akt wypełnionej przez-osobę, która chce korzystać z akt i podpisaną przez Wójta. Karty udostępniania akt należy numerować kolejno w obrębie każdego roku kalendarzowego i przechowywać przez okres dwóch lat od chwili zwrotu wypożyczonych akt.

10.1.2 Udostępnianie akt dla celów naukowo-badawczych
Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

10.1.3. Miejsce udostępniania i korzystania z akt
Korzystanie z zasobu archiwum odbywa się na miejscu i pod nadzorem osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe. W miejsce wyjętych z regału akt wkłada się kartonową zakładkę, na której należy wpisać datę udostępnienia akt.

10.1.4.Odpowiedzialność za udostępnione akta
Korzystający z zasobu ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych im akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie.

10.1.5 Odbiór udostępnionych akt
Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za archiwum na karcie udostępniania w obecności osoby zwracającej akta.

10.2. Wypożyczanie akt poza lokal archiwum
W uzasadnionych przypadkach i za zgodą Wójta Gminy akta mogą być wypożyczone poza lokal archiwum zakładowego.

10.3. Postępowanie w razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt
W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt:

  1. prowadzący archiwum zakładowe sporządza protokół, który podpisuje również wypożyczający i jego bezpośredni zwierzchnik. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych akt, drugi przechowuje archiwum zakładowe w specjalnej teczce.
  2. wójt gminy, w razie uszkodzenia lub zagubienia akt przeprowadza dochodzenie w celu ustalenia winnego zaniedbań i pociągnięcia go do odpowiedzialności.

11. Wydzielanie dokumentacji
W drugim półroczu każdego roku pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji. Przez wydzielenie należy rozumieć:

  1. wyłączenie materiałów archiwalnych (kat. „A"), podlegającej przekazaniu do archiwum państwowego,
  2. wydzielenie dokumentacji nie archiwalnej na makulaturę,
  3. wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem „BE" przeznaczone! do ekspertyzy.

11.1. Powoływanie i skład komisji wydzielającej dokumentację
O powziętym zamiarze przystąpienia do wydzielania akt archiwista zawiadamia swego przełożonego, w celu powołania komisji i ustalenia terminu wydzielania akt. Skład komisji ustala Wójt. W skład komisji wchodzą: bezpośredni zwierzchnik pracownika prowadzącego archiwum zakładowe, przedstawiciele poszczególnych stanowisk pracy i referatu księgowości, których akta podlegają brakowaniu, pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe.

11.1.1. Zadania komisji
Do zadań komisji należy:

  1. kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, względnie ustalenie innego okresu jej przechowywania.
  2. sporządzenie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której czasokres przechowywania upłynął oraz spisu tej dokumentacji w dwóch egzemplarzach.

11.1.2. Zmiana kwalifikacji akt przez komisję
Komisja nie może zmienić kwalifikacji materiałów archiwalnych (kat. „A"), może natomiast przekwalifikować dokumentacje niearchiwalna (kat. „3") do kat. „A" oraz wydłużyć termin przechowywania ( w porozumieniu z właściwym Archiwum Państwowym).

12. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
Archiwum zakładowe, po uzgodnieniu z właściwym terenowo archiwum państwowym, przekazuje materiały archiwalne na wieczyste przechowywanie właściwemu terenowo archiwum państwowemu nie później niż po 25 latach.

12.1. Sposób przekazywania
Materiały archiwalne, o których mowa w rozdziale 12, przekazuje się właściwemu archiwum państwowemu na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, które sporządza się w trzech egzemplarzach. Spisy podpisuje pracownik archiwum zakładowego, oraz kierownik jednostki organizacyjnej. Dwa egzemplarze spisów przesyła się do archiwum państwowego na dwa tygodnie przed zamierzonym terminem przekazania akt. Jeżeli archiwum państwowe nie zgłosi zastrzeżeń w okresie dwóch tygodni, akta przekazuje się zgodnie z wysłanym uprzednio spisem.

Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego pokrywa w całości Urząd Gminy.

13. Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę

13.1.Wydzielanie i przechowywanie akt przeznaczonych na makulaturę
Akta przeznaczone do zniszczenia należy wydzielić i przechowywać w kolejności wyszczególnieni w spisie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę do czasu uzyskania akceptacji Wójta.

13.2. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę, komisja przedkłada Wójtowi lub osobie przez niego upoważnionej w celu uzyskania akceptacji. Po uzyskaniu akceptacji protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem, przesyła się do właściwego Archiwum Państwowego w celu uzyskania zgody na wybrakowanie przedmiotowych akt.

13.3. Dokonywanie adnotacji o wybrakowaniu akt
Pracownik prowadzący archiwum zakładowe po otrzymaniu akceptacji i zniszczeniu akt / przez spalenie / dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o wybrakowaniu akt.

14. Nadzór nad archiwum

14.1. Prawo do kontroli archiwum
Prawo kontroli archiwum zakładowego mają osoby legitymujące się upoważnieniem do przeprowadzania kontroli oraz osoby upoważnione przez Wójta Gminy.

14.2. Kontrola wewnętrzna
Kontrola wewnętrzna ma na celu skonfrontowanie stanu zawartości archiwum zakładowego z prowadzoną ewidencją i prawidłowością pracy osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe.

14.3. Protokół z kontroli
Jeżeli z przeprowadzonej kontroli sporządzono protokół, podpisuje go przeprowadzający kontrolę, pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe i Wójt Gminy

15. Postępowanie w przypadku utraty akt
W przypadku utraty materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest powiadomić właściwy organ ścigania.

16. Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym archiwum"
Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie archiwum zakładowego - przekazanie całej dokumentacji następcy powinno nastąpić protokolarnie.

17. Załączniki
Niniejsza instrukcja posiada następujące załączniki:

  • Nr l - Spis zdawczo - odbiorczy akt
  • Nr 2 - Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
  • Nr 3 - Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
  • Nr 4 - Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
  • Nr 5 - Spis zdawczo - odbiorczy materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego.

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Administrator Serwisu 19-04-2004 07:32
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: 19-04-2004
Ostatnia aktualizacja: - 19-04-2004 07:32